Đối với những người làm việc trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong chuyên ngành kế toán, những thuật ngữ như phiếu thu, phiếu chi đã không còn xa lạ. Đây là những chứng từ thể hiện cho việc hoàn thành một giao dịch nhất định, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hãy cùng Hòa Phát tìm hiểu về mẫu phiếu thu excel cũng như những nội dung cần có khi tải mẫu phiếu thu excel.
Phiếu thu là gì?
Mẫu phiếu thu excel (phiếu thu) là một loại biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được các doanh nghiệp sử dụng để ghi lại những giao dịch thu đối với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng dịch vụ hoặc mua bán hàng hóa, sản phẩm. Hay hiểu một cách đơn giản thì phiếu thu là một loại văn bản hành chính được sử dụng để xác định và tính toán các con số phát sinh trong các giao dịch liên quan đến tiền và ngoại tệ.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu thu một cách nhanh chóng, dễ dàng với mẫu phiếu thu excel. Thông qua những nội dung đã được kê khai trong phiếu thu, hệ thống sẽ tự động cộng thêm các khoản chi phí, sản phẩm, hàng hóa, công cụ… Ngược lại với phiếu thu, với mẫu phiếu chi excel, hệ thống sẽ tự động giảm trừ các chi phí có liên quan mà doanh nghiệp đã kê khai.
Có thể nói, cả phiếu thu và phiếu chi đều có vai trò vô cùng quan trọng cho hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, tải mẫu phiếu thu chi excel là rất cần thiết để công việc được diễn ra đúng nghiệp vụ và hiệu quả hơn.
Phiếu thu là chứng từ ghi nhận hoạt động thu của doanh nghiệp
Phiếu thu được sử dụng khi nào?
Phiếu thu là loại giấy tờ được lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, thông qua đó làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ các khoản thu có liên quan, đánh giá hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Tất cả các khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu.
Hay nói một cách khác thì bất kỳ hoạt động nào làm tăng tiền mặt trong quỹ của doanh nghiệp đều phải viết phiếu thu. Đồng thời, hoạt động đó phải có lý do xác thực, chính đáng thì mới được chấp thuận. Ngoài ra, phiếu thu cũng là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ; kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Nhờ đó các khoản thu của doanh nghiệp sẽ được ghi chép rõ ràng, đầy đủ, làm cơ sở để đánh giá tình hình phát triển và báo cáo với cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, sử dụng mẫu phiếu thu excel cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như công sức khi chỉ cần điền những thông tin chi tiết vào biểu mẫu có sẵn. Phiếu thu còn là bằng chứng rõ ràng và minh bạch nhất trong trường hợp phát sinh các tranh chấp liên quan đến thanh toán tiền tệ. Bởi vì, những thông tin được ghi trên phiếu thu đã thể hiện đầy đủ số tiền cần kê khai là bao nhiêu, người trả tiền và người được trả tiền là ai, giao dịch trả tiền cụ thể và thời gian trả tiền.
Tất cả các hoạt động làm tăng tiền mặt trong quỹ doanh nghiệp đều cần phải viết phiếu thu
Những nội dung cần có trong phiếu thu
Phiếu thu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, là căn cứ để đánh giá tài chính và là bằng chứng xác thực trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Đối với một mẫu phiếu thu excel hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý thì phải đầy đủ những nội dung sau:
- Tên và địa chỉ của công ty hoặc đơn vị (đã được cấp giấy phép kinh doanh theo quy định của Nhà nước) lập phiếu thu.
- Số quyển, số của từng mẫu phiếu thu excel.
- Tên biểu mẫu: phiếu thu
- Thông tin của người nộp tiền: bao gồm họ tên, địa chỉ. Lưu ý những thông tin này phải được ghi chính xác để có thể liên lạc khi có vấn đề phát sinh.
- Lý do nộp tiền cho doanh nghiệp/đơn vị.
- Số tiền và đơn vị của tiền (Việt Nam đồng, ngoại tệ). Cần ghi chính xác số tiền bằng số và bằng chữ.
- Các chứng từ gốc có liên quan và mục kèm theo.
- Phần ký tên, đóng dấu xác nhận của những bên có liên quan (bên nộp tiền, bên nhận tiền).
Những thông tin cần phải có trong một phiếu thu
Hướng dẫn cách ghi phiếu thu
Việc viết mẫu phiếu thu excel đòi hỏi cần phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận và rõ ràng từ phía người lập nhằm đảm bảo nội dung trên phiếu thu là đầy đủ, đảm bảo giá trị pháp lý. Sau đây Hòa Phát xin giới thiệu đến bạn cách ghi viết phiếu thu chính xác nhất:
Về việc đánh số thứ tự
Phiếu thu thường được lập thành một cuốn sổ, mỗi cuốn sổ, mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Cần ghi phiếu đúng theo số thứ tự lần lượt trong sổ. Trường hợp gặp sai sót thì không nên xé bỏ tờ phiếu đó, vì lúc kết sổ cần phải đầy đủ các tờ phiếu bên trong.
Mỗi phiếu thu sẽ có số thứ tự nhất định nên cần đánh số chính xác
Về nội dung thông tin cần ghi
Thông tin trong các mục của mẫu phiếu thu excel phải được ghi một cách chính xác, rõ ràng, không gạch bỏ, tẩy xóa. Nếu viết sai thì bỏ phiếu đang viết và chuyển sang phiếu khác để viết lại.
- Phía góc trên cùng, bên trái của phiếu thu sẽ ghi tên doanh nghiệp/đơn vị lập phiếu thu cùng với địa chỉ.
- Góc trên cùng bên phải sẽ ghi số quyển và số thứ tự của từng phiếu thu.
- Tên biểu mẫu sẽ được ghi ngay phía dưới phần ghi tên doanh nghiệp, số phiếu thu, vị trí nằm ở chính giữa trang giấy.
- Phía dưới tên biểu mẫu ghi ngày tháng năm lập phiếu thu.
- Các mục ghi thông tin họ tên người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp tiền, số tiền (bằng chữ, bằng số), chứng từ gốc cần phải ghi chính xác và rõ ràng.
Lập phiếu thu
Phiếu thu thường được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau. Phiếu thu sau khi đã có chữ ký của người nộp tiền sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để kế toán trưởng ký kết, rồi trình giám đốc xét duyệt. Khi phiếu thu đã có đầy đủ chữ ký, dấu xác nhận của các bộ phận nêu trên thì thủ quỹ mới được xét duyệt.
Phiếu thu cần có đủ chữ ký của các bên liên quan
Một số lưu ý khác
- Đối với phiếu thu có phạm vi hoạt động bên ngoài doanh nghiệp, cần phải có dấu xác nhận từ công ty.
- Trường hợp thu chi ngoại tệ, trong phiếu cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm nhập quỹ tiền.
- Cần tìm nơi cung ứng phiếu thu chất lượng, giá tốt, có uy tín và thương hiệu trên thị trường.
Lời kết
Mẫu phiếu thu excel mang đến cho doanh nghiệp sự tiện lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như công suất khi viết phiếu thu. Nếu bạn có nhu cầu được tư vấn chi tiết hoặc sử dụng dịch vụ in ấn chất lượng, giá rẻ hãy liên hệ ngay với In Hòa Phát qua thông tin dưới đây.
- Hotline/Zalo: 0983.651.780 - 0989.272.298 - 0983.089.073
- Email: ihp.qdgroup@gmail.com
- Website: http://hoaphatprint.com/
